Den nya lagen om offentlig upphandling, som trädde i kraft 2017, skulle ge upphandlare större möjlighet att titta på annat än enbart pris. Hållbarhetskrav och livscykelkostnader skulle då kunna få större utrymme i upphandlingarna. 

En nyligen publicerad undersökning från Visma visar dock att de förväntningar som fanns på den nya lagen kommit på skam. Det är fortfarande den som erbjuder det lägsta priset som tar hem upphandlingen, i de allra flesta fall. Detta gör inte bara att andra faktorer, som hållbarhet, prioriteras ned. Det innebär också att färre leverantörer lämnar anbud – i allt större andel av upphandlingarna är det bara en.

Undersökningen – Vismas anbudsbarometer 2019 – visar att mer än 90 procent av leverantörerna upplever processen att lämna anbud som för komplicerad. Kravställningarna upplevs som krångliga, och förfrågningsunderlagen som otydliga. Om större vikt lades vid kvalitet skulle fler leverantörer lämna anbud. 

83 procent av de 390 företag som tillfrågades i undersökningen hade någon gång avstått från att lämna anbud i en offentlig upphandling, till följd av irrelevanta eller ouppnåeliga kravspecifikationer. Ett ensidigt fokus på pris är en annan anledning till att många avstår. Strax över hälften av de tillfrågade uppgav detta som skäl.

Upphandling i Sverige 

Drottningholms slottEnligt statistik från Upphandlingsmyndigheten omsätter den offentliga upphandlingen i Sverige ungefär 700 miljarder kronor per år. I Vismas undersökning svarade endast 23 procent att de tyckte att upphandlingsklimatet i Sverige är sunt eller mycket sunt.

De svenska upphandlarna vill gärna ha dialog med leverantörerna, men det är få leverantörer som tar kontakt i samband med en upphandling. Skäl till detta är bl.a. att det råder osäkerhet om huruvida det är tillåtet att ta kontakt före en upphandling, och att leverantörerna inte känner till kommande upphandlingar.

Ett närliggande ämne är uppföljning av avtal. Endast 15 procent av de tillfrågade i undersökningen ansåg att upphandlande organisationer är bra på att följa upp avtal. Häri ligger nog också förklaringen till varför pris är den dominerande parametern när så många upphandlingar avgörs. Att väga in andra fakturer än pris gör processen mer komplex, vilket i sin tur innebär att det krävs mer resurser för såväl upphandling som uppföljning. Upphandlingsenheterna är också fullt sysselsatta, och har inte resurser för mer avancerade upphandlingar annat än i undantagsfall.

Hur ser framtiden ut?

Med tanke på att många kommuner och landsting signalerat att deras resurser inte kommer att räcka till för välfärden de kommande decennierna, i takt med att andelen barn, ungdomar och äldre ökar i Sverige i förhållande till den arbetsföra befolkningen, är det inte troligt att situationen kommer att förändras av sig själv. Det krävs ett aktivt arbete för att andra faktorer än priset ska tas i beaktande. 44 % av de tillfrågade uppgav att upphandlande myndigheter är “varken bra eller dåliga” på dialog inför upphandlingar.

De förbättringsförslag leverantörerna själva kommer med är:

  • Större fokus på kvalitet vid upphandlingar (67 %)
  • Tydligare kravspecifikationer (46 %)
  • Större transparens rörande utvärderingen av anbuden (37 %)
  • Minskade krav på intyg och referenser (24 %)
  • Längre anbudstider (24 %)

Upphandlingsmyndighetens statistik, som visar att antalet anbudsgivare per annonserad upphandling minskar, finns här.