I princip alla börsnoterade aktiebolag har en styrelsesekreterare, även om det inte finns något lagkrav på detta.

I många länder, däribland Sverige, finns ingen definition av styrelsesekreterarens roll. Därför är det framför allt historisk praxis och delade erfarenheter som har format styrelsesekreterarens roll. Sekreterarens roll är att föra protokoll vid styrelsens möte, men hen kan också ha andra uppgifter, och tillföra ett mervärde på många områden.

Det vanligaste är att bolagets chefsjurist eller general counsel tar rollen som styrelsesekreterare. Det är inte heller ovanligt att ekonomichefen ikläder sig rollen som styrelsesekreterare. Arbetet som styrelsesekreterare ställer krav på kunskaper om principerna för bolagsstyrning, och om de krav som ställs på börsnoterade företag, och det är av denna anledning det är vanligt med chefsjurister som styrelsesekreterare.

Det vanligaste är att styrelsesekreteraren utses av ordföranden i styrelsen, eventuellt i samråd med verkställande direktör. Ofta blir det dock så, att när en ny chefsjurist börjar tar hen över rollen som styrelsesekreterare från sin företrädare på posten.

Styrelsesekreterarens uppgifter

En styrelsesekreterare ska framför allt föra protokoll vid styrelsens möten, och därefter se till att protokollet snabbt skickas ut och kan bli justerade. Men sekreteraren har också andra uppgifter. Hen ska assistera ordföranden och vd med följande uppgifter:

  • Utarbeta styrelsens årsplan
  • Utarbeta och skicka ut dagordningar
  • Förbereda och skicka ut mötesunderlag
  • Informera nya ledamöter om hur styrelsearbetet fungerar, samt ge information om lagstiftning, börsregler, kod för bolagsstyrning, m.m.
  • Förbereda och anordna styrelseresor
  • Arkivera styrelsens material
  • Upprätthålla en förteckning över ärenden som ska följas upp av ledningen

Om enskilda ledamöter ställer frågor till sekreteraren ska dessa besvaras direkt och öppet, men om sekretess inte har begärts ska ordföranden också hållas informerad.

Det är viktigt att komma ihåg att sekreteraren inte är ledamot i styrelsen, och därför inte ska agera som en sådan. Sekreteraren ska generellt avstå helt från att aktivt delta i styrelsens samtal, förutom på direkt uppmaning från styrelseordföranden, eller för att bidra med sin sakkunskap.

Styrelsesekreterare

Sekreteraren som redaktör

Det är vanligt att styrelsesekreteraren granskar och redigerar material eller underlag inför möten, innan dessa skickas vidare till styrelsen. Syftet med detta är dels att säkerställa att materialet har ett korrekt och konsekvent format, dels att identifiera svaga punkter, som kan förbättras, i materialet. Sekreteraren kan göra en genomläsning av materialet ut ledamöternas perspektiv, och ställa sig frågor som:

  1. Är presentationens syfte och sammanhang tydligt och förståeligt?
  2. Är materialet avsett som information, eller som underlag för ett beslut i styrelsen?
  3. Är budskapen tydliga?
  4. Går det att förstå alla förkortningar, diagram och tabeller?

Det är sällan uppskattat till en början att styrelsesekreteraren går in och gör denna typ av ändringar, men med tiden lär sig styrelseledamöterna att värdesätta detta arbete, som får den som presenterar att framstå i bättre dager, och besparar ledamöterna mycken tid och frustration.

Utbildning av ledamöter

Många styrelseledamöter har lång erfarenhet av att starta och driva företag, samt av att sitta i styrelser. Det kan dock, också, vara värdefullt att tillföra ny kompetens. En person som aldrig har suttit i en styrelse tidigare kan komma med nya, värdefulla perspektiv, som kan göra det möjligt för företaget att växa ytterligare.

Styrelsesekreteraren kan ge utbildning i styrelsearbete, som introduktion för nya ledamöter och repetition för de som redan ingår i styrelsen. Denna utbildning bör vara frivillig, och ges utanför styrelsens ordinarie sammanträden. Sekreteraren ska också tillhandahålla utbildning i relevanta lagar, inte minst när dessa ändras, eller när ny lagstiftning tillkommer.