I ideella föreningar är ekonomin viktig. Genom att bokföra är det lättare att hålla koll på föreningens tillgångar, och få en sund ekonomi. Bokföringen i en ideell förening skiljer sig något åt från i ett företag, även om det mesta är sig likt.

Även en ideell förening kan behöva bokföra. Bokföringsskyldighet inträder om föreningen uppfyller något av följande villkor:

  1. Föreningen bedriver näringsverksamhet
  2. Föreningen är moderbolag i en koncern
  3. Föreningen äger tillgångar som överstiger 1,5 miljoner kronor

Det finns dock goda skäl att bokföra även om föreningen inte når upp till något av de krav som nämndes inledningsvis. Genom att bokföra kan ni visa för medlemmar, banken och andra intresserade hur föreningens ekonomi ser ut, och hur pengarna används.

Om du tycker det är svårt att avgöra om din förening är bokföringsskyldig eller ej – utgå från att den är det.

En viktig skillnad mellan företag och ideella föreningar är att ekonomin i föreningen sköts av en kassör, som i de flesta fall gör detta på sin fritid. Ju mer kassören kan om bokföring och redovisning, desto bättre, men det är inte alltid det finns en sådan person tillgänglig som är villig att åta sig uppgiften. Man får därför vara beredd på att den som tillträder som kassör kan behöva hjälp på traven. Ett bra bokföringsprogram kan underlätta mycket för kassören.

Sköt bokföringen

Bokför regelbundet, och se till att ta vara på alla verifikationer. Det minskar risken att händelser “blir liggande” utan att bli bokförda, vilket skapar större osäkerhet när de väl ska in i bokföringen. Dessutom strider det mot god redovisningssed att göra på detta sätt.  

Föreningen ska följa bokföringslagen och Bokföringsnämndens riktlinjer. Detta innebär bl.a. att:

  • Alla affärshändelser ska bokföras löpande
  • Det ska finnas verifikationer för varje post i bokföringen
  • Räkenskaperna ska sparas i sju år

Föreningen ska också upprätta ett årsbokslut, som kan vara förenklat, och eventuellt en årsredovisning för varje räkenskapsår.

Precis som när det handlar om bokföring i ett företag är det bra att använda en kontoplan vid bokföring i en förening. Kontoplanen består av flera konton för bokföring, och används för att bokföra affärshändelser i föreningen. Med tanke på att kontoplaner är framtagna för att användas i företag är det viktigt att välja ett bokföringsprogram där det går att välja en kontoplan som är anpassad för föreningar. Detsamma gäller om ni väljer att bokföra med papper och penna. Utifrån kontoplanen går det också enkelt att skapa balans- och resultatrapport. Balansrapporten visar föreningens tillgångar och skulder, medan resultatrapporten visar intäkter och utgifter, exempelvis medlemsavgifter och bidrag.

Scoutläger

Auktoriserad revisor för föreningar

I vissa situationer måste en ideell förening också ha en auktoriserad revisor. Detta gäller om något av följande stämmer in på föreningen:

  1. Föreningen har fler än 50 anställda.
  2. Föreningen har tillgångar i balansräkningen – eller skulder inklusive eget kapital – på mer än 40 miljoner kronor.
  3. Föreningen säljer varor eller tjänster för mer än 80 miljoner kronor, med avdrag för rabatter, moms och annan skatt.

Dessa villkor ska vara uppfyllda under de två senaste räkenskapsåren. Om de inte är uppfyllda räcker det med en förtroendevald lekmannarevisor, som har kunskaper i redovisning och är oberoende i förhållande till styrelsen.