Hur ditt företags bokföring ska se ut beror till viss del på bolagsform, och företagets storlek. Bokföringsnämnden har utarbetat tre olika regelverk: K1, K2 och K3, som reglerar hur den årliga löpande bokföringen ska avslutas. K:et står för kategori.

Vilken kategori hör mitt företag till?

  • K1: enskilda firmor, handelsbolag och ideella föreningar, med en årlig omsättning på högst 3 miljoner kronor (vissa undantag finns dock). Verksamheter som följer K1-reglerna kan upprätta ett förenklat årsbokslut. För handelsbolag finns det än så länge inte några normer från Bokföringsnämnden om hur det förenklade årsbokslutet ska upprättas, vilket innebär att förenklade årsbokslut inte är möjliga för handelsbolag, än så länge.
  • K2 kan användas av mindre aktiebolag. Regelverket för denna kategori är utformat för att förenkla bokföringen så mycket som möjligt, och få den att följa skattereglerna. Behovet av att göra skattemässiga korrigeringar av resultaten i bokföringen ska vara minimalt.
  • K3 måste användas av större aktiebolag, men är tillgängligt för alla aktiebolag oavsett storlek. Som större räknas aktiebolag som uppfyller två av dessa villkor: fler än 50 anställda, mer än 40 miljoner i balansomslutning, mer än 80 miljoner i nettoomsättning. K3 är det mest avancerade av de tre regelverken, och kräver tillgång till expertis inom redovisning när bokföringen ska avslutas vid årets slut.

Bokföring enligt K2

K2 är, som nämnts, utformat för att vara enkelt, vilket gör att det underlättar för dig som driver ett aktiebolag på egen hand och vill upprätta årsredovisningen själv. Periodiseringarna blir färre när du följer K2, eftersom du inte behöver periodisera poster på under 5000 kronor. Kostnader som återkommer varje år, och som inte varierar med mer än 20 procent från ett år till ett annat, behöver heller inte periodiseras på olika räkenskapsår. Eftersom nästan alla utgifter i ett litet, stabilt företag återkommer varje år, och varierar med mindre än 20 procent, finns det i de flesta fall inget att periodisera. Ett undantag är dock personalutgifter, som alltid måste periodiseras.

Bolag som följer K2 får också använda fem år som avskrivningstid på alla inventarier, men det är frivilligt. En fastighet behöver inte delas upp i komponenter – de skattemässiga avskrivningsreglerna kan användas rakt av, och då behöver inte skattemässiga justeringar göras av de bokförda beloppen.

Årsredovisningen enligt K2 är kraftigt förenklad, och behöver knappt innehålla några noter över huvud taget. Med tanke på att årsredovisningen är offentlig handling passar detta de företagare som vill lämna så lite information som möjligt om verksamheten.

Bokföring enligt K3

K3 är ett mer komplicerat regelverk än K2, men innehåller också fler valmöjligheter. Ju fler utomstående som kan vara intresserade av företagets finansiella ställning, desto större anledning att välja K3. Detta beror på att K3 anses ge en mer rättvisande bild av ekonomin i företaget. Utvecklingsföretag, tillverkande företag och företag som har ett stort bestånd av fastigheter använder K3, och det beror framför allt på följande:

  • Utvecklingsföretag som utvecklar immateriella tillgångar, exempelvis mjukvara, kan enligt K3 värdera utvecklingsarbetet, och ta upp kostnaderna som lagts ned som en tillgång i balansräkningen. Detta är inte tillåtet för företag som följer K2. De måste bokföra utvecklingskostnaderna som en kostnad, och då måste företaget ha ett större kapital för att kunna finansiera utvecklingsarbetet.
  • Företag som tillverkar varor kan i de flesta fall värdera dessa till ett högre lagervärde om de använder K3, vilket ger lägre bokförda kostnader för tillverkning av osålda varor.  
  • Avskrivningar på fastigheter, och bokföring av kostnader för renoveringar av fastigheter, kan vara gynnsammare om K3 används.
  • Bolag som redovisar underskott kan, om de använder K3, bokföra uppskjuten skatt som en intäkt, vilket förbättrar resultatet.

Det finns, som synes, ekonomiska fördelar med att använda K3 istället för K2. Samtidigt kräver K3 hjälp från redovisningskonsulter, vilket gör att även kostnaden för dessa måste tas med i kalkylen. Det är alltid möjligt att byta från K2 till K3, men ett byte i andra riktningen kan bara göras en gång, om det inte finns särskilda skäl.

Bokföringsnämnden har inte som ambition att ändra i K-regelverken löpande. När de började tillämpas ställdes dock frågor till nämnden, och dessa har besvarats med brevsvar på Bokföringsnämndens webbplats. Ett nytt K2-regelverk beslutades 2016, och i detta har klargöranden från brevsvaren tagits med.

Skillnader mellan K3 och K2

De främsta skillnaderna mellan K3 och K2 är de följande:K2-regler

  • K3 är principbaserat, medan K2 är regelbaserat. Detta innebär att frågor som inte besvaras av de allmänna råden i K3 måste besvaras med utgångspunkt i regelverkets principer och definitioner. Ett företag som använder K3 kommer därför att ägna mer tid åt tolkningar av regelverket. Företag som följer K2 kommer istället att vara hänvisade till de regler som finns i detta regelverk, och om tillämpbara regler saknas får man söka vägledning i regler som rör liknande frågor.
  • K3 har ett användarperspektiv, K2 har ett upprättarperspektiv. Den som upprättar en årsredovisning enligt K3 ska hela tiden ha användaren, alltså den som kan tänkas använda den för att fatta ekonomiska beslut, i åtanke. I K2 finns däremot förenklingar som medför att ett bokslut inte alltid utgör ett bra beslutsunderlag för exempelvis investerare – det kan krävas kompletterande frågor. Däremot är det lättare att upprätta ett bokslut enligt K2.
  • K3 tillämpar årsredovisningslagen fullt ut, medan K2 innebär vissa begränsningar av samma lag. Ett exempel är att det i K2 inte är tillåtet att göra värderingar till verkligt värdet i årsredovisningen. Anledningen till detta är att K2 ska leda till en försiktig värdering i årsredovisningen. Reglerna ska också vara enkla.
  • En redovisning enligt K3 är teoretiskt korrekt, medan det i K2 finns vissa förenklingsregler. En del av dessa förenklingsregler, som är frivilliga, strider egentligen mot grundläggande principer inom redovisning. Exempel på sådana avvikelser är undantag från kravet på periodisering av vissa återkommande utgifter, och schablonmässiga antaganden avseende nyttjandeperioder. Syftet med förenklingsreglerna är att underlätta för upprättaren (se ovan), utan att årsredovisningen för den skull innehåller några väsentliga fel.
  • K3 kräver bedömningar och skattningar, med det i K2 finns skrivna regler att följa, i form av faktiska beloppsgränser. Ett företag som följer K2 behöver därför inte göra en bedömning av vad som är väsentligt i varje enskilt fall, dock till priset av att bilden av företaget blir en aning schabloniserad.