Suppleantens roll i ett aktiebolags styrelse är ofta styvmoderligt behandlad, och det är nog mer än en som startat bolag och frågat sig vad det över huvud taget är för vits med att ha en suppleant i styrelse. Faktum är dock att suppleanten har en mycket viktig roll. Eftersom hen ska kunna ta över när en ordinarie ledamot inte kan fullfölja sitt ansvar måste suppleanten vara insatt i verksamheten, och beredd på att rycka in om det behövs.

När man startar ett aktiebolag krävs det en styrelse, och denna ska bestå av åtminstone en ordinarie ledamot och en suppleant. Det är vanligt att suppleanten i ett nystartat enmansaktiebolag är en släkting eller annan anhörig till ägaren. Om du nyligen har startat ett aktiebolag, eller funderar på att starta ett, och har tänkt göra likadant, bör du tänka om. Eller: du bör åtminstone fundera ett varv till. Har din anhörige den kompetens som krävs av en styrelsesuppleant? Det är nämligen en post som är mer krävande än många tror.

Kravet på suppleanter i bolagsstyrelsen har funnits sedan 1910 års aktiebolagslag, men det finns i lagen inte särskilt många bestämmelser som rör suppleantens roll. Många av reglerna är därför hämtade från regelverket som rör ordinarie styrelseledamöter.

Enligt lagen ska ett offentligt aktiebolag ha minst tre styrelseledamöter. För ett privat aktiebolag är minimikravet en ordinarie ledamot och en suppleant. Styrelsen utses av bolagsstämman, som är bolagets högsta beslutande organ.

Styrelsens uppgifter

När någon av de ordinarie ledamöterna i styrelsen inte kan fullfölja sitt uppdrag är det suppleantens uppgift att träda in, så att arbetet i styrelsen kan fortsätta. Detta gäller även om styrelsen bara har en ordinarie ledamot, och den ledamoten är du själv. Styrelsearbetet innebär bl.a. följande:

  • Organisation och förvaltning av verksamheten
  • Löpande översyn av bolagets ekonomiska situation
  • Säkerställa att bolaget utvecklas åt rätt håll
  • Bokföring
  • Betalning av skatt till Skatteverket
  • Upprätta årsredovisning

I en större styrelse finns det ofta ledamöter som har kompetens för dessa olika områden. I en liten styrelse är det däremot viktigt att ledamöterna har kompetens inom flera olika områden, och detsamma gäller suppleanten eller suppleanterna.

Suppleantens roll

MötesrumSuppleanten utses av bolagssstämman, och sitter så lång tid som anges i bolagsordningen. Uppdraget kan dock avslutas i förtid, om suppleanten eller bolagsstämman begär att detta ska ske. Det är viktigt att suppleanten avregistreras i Bolagsverkets register. Endast personer som är bosatta inom EES kan vara suppleanter i svenska bolag. Det ska framgå av bolagets arbetsordning i hur stor utsträckning suppleanten eller suppleanterna ska delta i styrelsens arbete.

Suppleanten ska hålla sig uppdaterad om vad som händer i företaget, för att kunna sköta sin uppgift som ersättare om detta skulle bli aktuellt. När suppleanten ersätter en ordinarie ledamot har hen samma ställning och ansvar som andra ordinarie ledamöter, men bara för beslut och åtgärder som hen har medverkat till när hen tjänstgjort.

Det är viktigt att den som tar på sig suppleantrollen är förberedd på vilket ansvar som kan krävas. En suppleant får inte vara passiv om något som kan vara negativt för företaget kommer till hens kännedom. Därmed kan suppleantens ansvar bli betydligt större än förväntat.

Vissa som startar bolag ber sin redovisningskonsult att sitta som suppleant i styrelsen. Detta är dock inte att rekommendera. En suppleant ska våga vara obekväm, men en redovisningskonsult som får betalt av ditt företag vill kanske inte äventyra denna relation, och en del av sin försörjning, genom att säga hur hen ser på företagets styrning och inriktning.

När träder suppleanten in?

Suppleanten träder in när en ordinarie styrelseledamot inte kan fullfölja sitt styrelseuppdrag, exempelvis p.g.a. sjukdom. I en styrelse med endast en ordinarie ledamot tar suppleanten över om ledamoten avlider. Detta gäller fram till dessa att ny ordinarie ledamot utses eller företaget likvideras.

När kan suppleant skriva under årsredovisningen?

En suppleant som ersätter en ordinarie ledamot kan skriva under dokument som årsredovisning, men det ska framgå att personen gör detta i egenskap av suppleant.

Vilket ansvar har suppleanten?

En suppleant ansvarar för de beslut som tas när hen är i tjänst. Däremot har hen inte ansvar för beslut som tas när hen inte är närvarande, vilket i normalfallet är större delen av alla styrelsemöten. När en suppleant tar över en ordinarie roll i styrelsen får hen dock samma ställning och ansvar som övriga ordinarie ledamöter.

Vad kan en suppleant göra?

En suppleant kan utföra de flesta uppgifter som en ordinarie ledamot kan utföra i en styrelse. Om den enda ordinarie ledamoten avlider tar suppleanten över, och kan då utföra samtliga av styrelsens uppgifter.